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社内コミュニケーションの方法8つ!楽しく仕事しよう!

2017/06/01

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社内コミュニケーション
こんにちは。この間、父親に「誕生日プレゼントなにがほしい?」って聞いたら「孫。」って言われました、SAKEMANIAです。

ところで、みなさんは社内でコミュニケーションしてますか?うまくコミュニケーションを取ることはなかなか難しいですよね?

今回は多くの方が悩んでいるであろう「社内コミュニケーション」のお話です。

社内コミュニケーションとは?

社内コミュニケーションが大事とはずっと言われていることです。でも、社内コミュニケーションって何を指しているのでしょうか?

企業内で行われるコミュニケーションの事。社内コミュニケーションの目的は、社員同士の親睦を深めるためにとどまらない。

社内コミュニケーションを促進させる事により、情報の共有や意思疎通が潤滑に行われ、業務が効率的かつ正確に遂行される。

十分な情報のやりとりが行われていない企業では、同じ失敗が繰り返されたり、無駄な会議が多くなったりと様々な課題が表れてくる。

引用:社内コミュニケーションとは|用語集|法人向けサービスの比較なら「BIZトレンド」

上記が社内コミュニケーションの説明です。確かにコミュニケーションが行われていないと仕事でミスや非効率なことが出てきますよね。

では、社内コミュニケーションってどうやればいいのでしょうか?私が実際に社内で行ったことや本で調べたことをシェアしてみようと思います。







社内コミュニケーション1.ビジョンを話し合う

これまでのリーダーとは「○億円の売上をたてるためにこれをやろう」などと、目標を決定してそれをメンバーがやるというのが普通でした。しかし、現在ではこういった方法よりも、ビジョンや目標をメンバーで話し合ったほうが効果があるということが言われています。

上から押し付けられた目標よりも自分たちで考えた目標であれば前向きに頑張れますし、なぜこの仕事をするのかという背景や理由が明確になっているからです。そしてその目標を達成するためにチームの団結力もアップし、仕事の効率化も積極的に行なうようになるのです。

メンバーが主体性を持って仕事をするために、ビジョンや目標を決めるミーティングを行い、その際にはあまりリーダーが口を出さないようにしましょう。

社内コミュニケーション2.マニュアル化を進める

業務のマニュアル化をするというと、コミュニケーションとは真逆のことに感じられるかもしれません。ファーストフード店のマニュアルや規定や行動を定めるものを思い浮かべるからだと思います。

ですが、ここでいうマニュアルはそういったものではなく、マニュアル化をすることによってコミュニケーションが促進するものです。

ここでいうマニュアルとは、過去の失敗やトラブルなど、会社やチームとしてこのように乗り越えてきたというノウハウが全て詰まったものなのです。仕事の手順を記述するときにもなぜこれをやらなければいけないか、を記述しておきます。それによって「なぜ」しなければならないかを考えるのでメンバーは言われたからやる、というだけの仕事ではなくちゃんと考えて仕事をするようになります。

そしてこのマニュアルによって伝えなければならないことが明確になり、一々説明する手間がはぶけ、さらに次元の高いコミュニケーションを生み出すことができます。

社内コミュニケーション3.報告メールを活用

社内コミュニケーション
社内コミュニケーションには、スケジュールの共有化や仕事内容の共有化をするのがよいです。そのためにメールを活用するのがおすすめです。

株式会社ライフ・ワーク・バランス社の小室淑恵さんが言っていることなのですが、「朝・夜メール」というものを使うのがよいということです。これは、「朝メール」は朝出勤してから1日のスケジュールを上司や同僚にメールし、「夜メール」は実際に1日で取り組んだ業務の内容と進捗具合、出来事を報告するものです。

このメールで細かに共有することで、仕事の進捗や悩んでいることなどを知ることができます。

また、リーダーは部下を積極的にメールで褒めましょう。それによってメンバーは報告することで良い評価を得られると考えます。

夜メールで報告がきたときに「たくさんのお客様を回りながら、こんな仕事もしてくれていたんですね。ありがとう」のように褒めることで、社内でどんなことでも報告ができる風通しのよい環境を作ることができます。







社内コミュニケーション4.飲みニケーション

社内コミュニケーション
飲みニケーションとは、飲み会などで普段はコミュニケーションしない人と話したり、仕事の場では話せないようなこともざっくばらんに話せるというものです。

アメリカの心理学者バーンランドは次のような仮説を立てています。自己の真ん中には「プライベートセルフ」(私的自己)というものがあり、そこは親しい相手のみが踏み込める。その外側には「パブリックセルフ」(公的自己)があり、そこは誰でも踏み込むことができる。

アメリカ人だとパブリックセルフが広く、社会生活のなかで自分自身を簡単に開示するので仕事の付き合いでも友人関係を開始するのがスムーズです。ただ日本人の場合、このプライベートセルフのほうが広いので、なかなか親しい関係にはなりませんが一度深い付き合いになるとより親しい関係を長期的にもつことができます。

ですので、日本人の場合はより早くプライベートセルフの部分で付き合うのが円滑な人間関係を築きやすく、私的自己の部分で話す飲みニケーションというのは有効です。

ただ、現代では日本人も欧米化しているようで飲み会を苦痛としか感じない20代や30代というのも増えています。そういった人にはアメリカ式のパブリックセルフの付き合いをするのがよいでしょう。なんにせよ飲みニケーションは社内のコミュニケーションにとても有効なので、ちょくちょく行なうのがよいでしょう。

社内コミュニケーション5.ブレスト

「ブレスト」、いわゆる「ブレーンストーミング」はアイデアを生み出す方法です。1人でアイデアを考えて思いつくアイデアには限界があります。ブレストで多くの人と一緒にアイデアを考えると思いもつかなかったアイデアを生み出すことができます。

ブレストは普段接点のないメンバーとも話せますし、社内のコミュニケーション活性化にもなりますのでおすすめです。

ではブレストはどのように行なえばいいのでしょうか?それには以下の方法がおすすめです!

1.最初はバカな案を出し合う

最初の2~3周はバカな案を出してください。というのも、ブレストを始めたばかりの頃はやり方がわかっていませんし、メンバーは緊張しています。

アイデアの限界を作らないためと、頭を解きほぐすためにもバカな案を出し合ってみてください。それによって笑顔も生まれるはずで、アイスブレイクの効果があります。

2.アイデアは否定するのでなく褒める

バカなアイデアなど、どんなアイデアが出ても褒めてください。否定をされると他の人達がアイデアを出しづらくなります。「すごい」「いいね」「私では思い浮かばなかった」など肯定のリアクションをしてください。

肯定しているとメンバーからはどんどんアイデアが生まれます。アイデアの質を高めるには量が必要ですので、肯定的な雰囲気でアイデアをなるべく多くだしましょう!

3.時間を決めて行なう

ブレストの制限時間を設定することも重要です。脳をフル回転させてアイデアを出し合いますので、長時間やるとかなり疲れます。ですので、はじめに時間を決定してその時間のなかでアイデアを出し切るという意識を共有しましょう。

社内コミュニケーション6.上司を味方につける

上司を味方につけておくと、仕事は円滑に進みますし他部署や社内でのコミュニケーションもうまくいきます。

ではどのように上司とコミュニケーションをとるのがよいでしょうか?上司というのは、そのポジションについているくらいなので高いスキルを持っていることが多いです。そしてそういったスキルを持っている人ほど人に伝えたいという思いを持っています。

上司が武勇伝を話したときや飲みの場などで、積極的に教えを乞いましょう。もちろんただの武勇伝では得るものがありませんので、スキル面に話を向けるのがよいです。「私はいま、こういうことで悩んでいます。○○さんは以前にこういうことをされてたと聞きましたがどうやったのですか?」などと助言を求めれば嫌がる人はいません。

このような教えてもらうことで上司との関係が密になります。ぜひとも上司との関係を築いてください。







社内コミュニケーション7.自分が先に弱みをさらす

コミュニケーションは投資と同じでハイリスク・ハイリターン、ローリスク・ローリターンです。当たり障りないことを聞いていると関係を深めることはできませんし、ビジネスマンとしての評価も得られません。

質問をするときには、個人的なことや聞きづらいことを聞くのがいいです。

聞きづらいことを聞くのはもちろん難しいと思います。でもそんなときには「恥ずかしながら私は○○なんですが」「私は昔こんな失敗をして・・・」とか自分から恥をさらすことで、距離が縮まり相手も話しやすくなります。

社内コミュニケーション8.相手の弱みをサポート

仕事では、いろんな人に協力してもらわないと成り立ちません。
でも、協力してもらえない相手というのは必ずでてきます。あるアイデアを実現するのに、最初は味方がいない状態で孤立したりするかもしれません。

そのような相手に頭を何度下げても結果はかわりません。新しいことをするのにかたくなになっている人というのは、すぐには協力してくれないのです。はじめから時間がかかるということを認識しておき、焦らないことが大事です。

さらに、協力をお願いするときには、ギブアンドテイクの考えを持つことが大事です。相手の弱い部分をサポートする代わりに協力を仰ぐのです。相手の課題を自分が解決するとだんだんと協力をしてもらえるようになります。

さらに課題を解決するということを宣言することで信用を得ることも大事です。また自分がリーダーの場合は、責任を自分が背負うことでメンバーや周囲の人の力を最大限に引き出すことができます。

 

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