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プロジェクトマネジメントの手法。早めに確認しておくべきこと3つ!

2017/03/21

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プロジェクトマネジメント
ウェブサイト制作やシステム開発などのものづくりの現場ではトラブルがよく起こります。12,000社を対象に実施した調査では、「システム開発で守るべき3条件のQCD(品質・コスト・納期) をクリアできなかったプロジェクトが全体のほぼ4分の3に達したそう」です。

このようなプロジェクトでのトラブルの原因は、プロジェクトマネージャーのやり方に問題があったり、プロジェクトの設計に問題があったり、顧客による無理難題が原因のことが多いです。予想外の作業が発生したり、予期せぬ機能追加、納期に間に合わない、工数の増加などなどでもトラブルが起こります。

これらはそもそも予算や納期、要件を定義する前段階に問題があるということが多々あり、先手を打って対処しておくことでプロジェクトを円滑に進めることができます。このためにプロジェクトマネジメントの知識は必須ですので、今回はシステム開発やウェブサイト制作プロジェクトの上流工程で重要なプロジェクトマネジメントの手法を紹介します!







プロジェクトの失敗とは?

プロジェクトマネジメント
プロジェクトの失敗には色んなパターンがあります。納期に間に合わない、エラーが頻発する、途中で仕様の変更が起こる、などなど多くのパターンが起こりえます。この中でもたちが悪いのは顧客の希望とは違うものを作ってしまうパターンで、この場合は修正が難しく大きなトラブルとなってしまいます。

ソフトウェア開発、WEB制作の業界では「デスマーチ・スパイラル」という言葉があります。これは「死の行進の悪循環」というような意味です。終わりがないプロジェクトで修正確認を繰り返す様子を、死地に向かう兵士の行進になぞらえています。

顧客の要請・依頼と、受注側が把握して制作したものに差異があり、修正に追われてプロジェクトを納品することができない状態を表します。私もこの状態に陥ったことがありますが、ほんとにいつ終わるかわからなくてかなりしんどかったですね。終電続きの毎日でした(汗)。

プロジェクトが失敗する原因は?

このような失敗はたいてい上流工程に原因があることが多く、プロジェクトのトラブルの要因の7割は上流工程にある、とも言われるほどです。上流工程というのはヒアリングや要件定義、設計、契約締結、などの顧客とのやりとりがある工程のことです。

ある程度開発を行った段階で問題が判明してもすでに遅く、問題を解決しようとしても上流の段階ですでにずれが出てしまっているので、作業の多くの部分をやり直さなければいけなくなってしまいます。ですので、このプロジェクトマネジメントの上流工程の部分は特に丁寧に行わなければなりません。

この状態に陥ってしまったら、プロジェクトの代替案を顧客と相談したり、譲歩を引き出したりして顧客と調整しなければならないです。

プロジェクトマネジメントの上流工程でやるべきこと

1.RFPの確認

プロジェクトマネジメントは契約が完了したときではなく、RFP(提案依頼書)を出された時点で始まります。これは顧客が要望や要件や希望する仕様を記したものです。制作物の前提条件となるものですので重要です。この時点で必要なものが記述されているか注意が必要です。

①成果物の定義(何を作るか)
②制作範囲、関係者との役割分担(誰がどこまで作るか)
③スケジュールは調整可能か
④開発方法に関する制限・制約
⑤開発終了後の保守・運用
⑥契約方法(どのような契約形式か)

2.プロジェクト実施計画書作成

プロジェクトマネジメント
プロジェクトを成功に導くためにはゴールまでの進め方やどのように進めるかの取り決めが必要です。それがプロジェクト実施計画書であり、これはプロジェクトのルールブックのようなものです。

これはプロジェクトの契約前に案件のリスク評価を行い作成し、契約書と同時に提示するものです。ですので作成するときにはプロジェクト全体を俯瞰で見て、どこにどんなリスクがあるかを見極めることが重要になります。

プロジェクト実施計画書には以下のような項目を記載しなければなりません。プロジェクト実施計画書は顧客と共有をするために制作します。

①プロジェクトの目的の定義

プロジェクトの目的、制作背景、利用者は誰かなどを明記します。

②成果物の定義

成果物が持つべき機能を明記します。どのような成果物を納品できればプロジェクト完了となるかを定義します。

③受注範囲

プロジェクトの作業範囲を明記します。複数の企業での開発、新システム構築の際に既存システムに変更が必要か、データベースへの登録は必要かなど制作する作業範囲を記載します。

④制約事項

技術的な制約や前提条件を記載します。初めから実現できないことはここに明記します。

⑤スケジュール

大まかなスケジュールを記載します。各ポイントでのマイルストーンも記載しておく。細かなスケジュールは契約後に作成します。

⑥実施体制、役割分担

プロジェクトの体制や担当範囲や各担当者の役割を明記します。

⑦進捗ルール

定例会議や記録はどうするか、どのような手続きで決定や変更を行なうか、履歴や議事録はどう残すかなどのルールを決定します。







3.見積りの作成

工数、スケジュール、費用の見積もりを作成します。この見積りを作成するのに便利なツールに「WBS」というものがあります。

WBSとはWork Breakdown Structureの略です。プロジェクト全体のコストや作業を細かく分解し、プロジェクトの全体像を明らかにする手法の1つです。ロジカルシンキングのロジックツリーと同じで構造を分解することで細部の整理ができるということです。

成果物を構成するものを洗い出すことでいわゆるどんぶり勘定になることを防ぎます。これによりなるべく正しい受注金額や実施計画書、スケジュールを導き出すことができます。

まとめ

プロジェクトを成功させるには、前段階の上流工程が重要だということがわかっていただけたかと思います。さらにその上流工程をマネジメントするためのフレームワークがあるのです。RFP、プロジェクト実施計画書、WBSなどは必須ですので頭にいれておきましょう。

システム開発やWEBサイト制作だけでなく、あらゆる仕事で使えるプロジェクトマネジメントの方法だと思いますので身につけておいたほうがいいですよ!

 

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