ビジネス マネジメント

タスク管理の方法とメリットを考えてみる

2017/06/14

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タスク管理やってる?

タスク管理方法
あなたはタスク管理ができていますか?私は中小企業で働いてきましたが、スタッフに限らず経営者の方もタスク管理ができてないことが多かったです。あなたの周りの人はどうでしょうか?しっかり出来ている人が何人いますか?

タスク管理というのは軽視されがちですが、とても重要なことだと思いますので、一度タスク管理の重要性と方法を紹介したいと思います。







タスク管理の重要性

タスク管理大事

タスク管理はなぜ重要なのでしょうか?その部分がわかっていないから多くの人がタスク管理を行っていないのかもしれません。タスク管理が仕事にどのような影響を及ぼすかをまず考えてみます。

1.タスクを忘れることがなくなる

やはり自分が抱えている業務を管理することで、業務を忘れることがなくなります。しかも、メールを出すことや電話をかけることまでタスク管理表に書いておけば、メールや電話を忘れるということがありません。また、上長への確認をしなくてはいけないこともあらかじめタスク管理表に書いておけば、確認を忘れることもなくなります。

「これやっておかなきゃ」と思い浮かんだこともちょっと他の仕事をやっていると、忘れてしまうものです。そのようなことを細かく書いておけば、タスクを忘れることがなくなります。

2.仕事が早く終る

タスク管理をしっかり行っていると仕事が早く終わります。それはなぜでしょうか?

タスク管理を行なうと自分が抱えているタスクがすべてわかります。そして、その仕事のなかには早く終わらせなければいけない仕事も後回しにしてもよい仕事があります。そのような優先順位付けをすることで、すぐ終わるタスクは先に終わらせて、その後時間のかかるタスクをしよう、など手をつけるタスクの順位付けができます。

それによって、どんどん仕事が片付いていきます。仕事が消化されていくとモチベーションが上がり、他の仕事の速度もあがります。これが、特に順位付けをすることなく何となく進めていると、時間のかかる仕事から手をつけてしまい、タスクがどんどん貯まっていってしまいます。そしてモチベーションも下がり、どんどん作業スピードが落ちることになるのです。

また、時間のかかるタスクを進めている途中で、期限が迫った仕事が入ることもあります。タスク管理を行っていると期限が迫った仕事は先に片付けることができるので、割り込みが入ることもありません。タスク管理は仕事を早く終わらせるには必須の作業なのです。

3.プロジェクトの全体像が見える

タスク管理を行なうことで、プロジェクトを達成するのに必要な作業がわかります。というのも、あるタスクを完了するためには、そのタスクに含まれるあらゆる業務を終わらせなくては、タスクを完了したことにはならないからです。

そのため、タスクに含まれる業務というのを業務をやりながら考えるのではなく、業務にとりかかる前に想像することになります。これがとても大事で、先読みをしておくことで、発生しそうなトラブルや必要になるであろう根回しなどを先に考えることができます。このように、タスクもすべて書き出すことでプロジェクトに必要な要素がすべて先にわかるのです。

必要になる要素が先にわかれば前もって依頼や準備ができます。これもスピードにつながるのです。このように、全体像がわかることも大きなメリットです。

4.正確なスケジュールがわかる

これは、3と通じることですが、タスク管理を行なうことによって作業完了の正確なスケジュールが立てられるようになります。プロジェクトに必要な要素がすべてわかりますので、それらの要素が各々どれくらい時間がかかるかがわかります。そうすると、全体でどれくらいの時間がかかるかがしっかりとわかるのです。

また、必要な要素の作業が遅れた場合、前もって他の作業を遅れた分早く終わらせなければいけない、などの調整ができます。このようにスケジュール管理にもタスク管理は必須です。

5.終わった作業がわかる

仕事をしているとこの確認は取ったかな、ということがあると思います。また、言った言わないなどのトラブルも起こりえます。

タスク管理をしていると、完了したタスクもすべて残っていますので、いつ・誰に・どんな内容のことを確認したなどがわかります。このように、タスク管理をしていると自分の業務を振り返ることができるのです。







タスク管理の方法

では、具体的なタスク管理の方法を話しましょう。ここから紹介するのは私のやり方ですので、あくまで参考にしていただいてあなた独自の方法を編み出していただければと思います。

1.タスク管理に使うツール

まずツールですが、私はこれまでいろんなタスク管理ツールを利用しました。「Toodledo」「Remember the Milk」「Nozbe」などです。しかし、どれもしっくり来ませんでした。というのも、項目が多すぎたり少なすぎたり、いちいちアプリを開かなくてはいけなかったり、ブラウザでログインしなければならないからです。それすらも面倒だったのです。自分の面倒くさがりに呆れますね(笑)

そこで、自分独自のものを作ろうと考えました。私は普段GmailやGoogleDriveを使っています。ですので、常にGoogleDriveやGmailを開いておく、という習慣がありました。これと同じように常に開いておけていつでも見れるものがいいと考え、Googleのスプレッドシートでタスク管理表を作ることにしたのです。

Googleスプレッドシートで作ってみると、項目も自分で作れますし、終わった作業はフィルタ機能で消せますし、これはとても便利でした。この方法はとても楽なのでおすすめしたいです。次からはどのようなタスク管理表なのか、というところを紹介していきます。

2.タスク管理に入れるべき項目

では、タスク管理表に入れる項目を紹介します。私の場合、「No」「タスク」「期限」「進捗」「確認が必要な人」「完了フラグ」あたりを項目にして、それぞれ進捗が進んだときに変更しています。また、朝一番にも確認をしています。そして、タスクが発生すると記入をします。途中で進捗が進んだ場合にも「進捗」欄に適宜書いていきます。タスクが完了すると「完了フラグ」に●などをつけて、フィルターで排除すれば表からは消すことができます。

私はディレクターの仕事をしていますが、色々と試行錯誤した末にこの形に落ち着きました。それぞれの仕事内容によっても項目は変わってくるとは思いますが、ひと目でタスクがすべてわかるようにすること、進捗がわかるようにすることが必要かと思います。

速さはすべてを解決する

タスク管理
ここまでタスク管理の重要性、方法を考えてきましたが、ここからは仕事の速さに関して考えてみます。「速さは全てを解決する」というのは、マッキンゼーで14年間活躍した赤羽雄二氏の著書『速さは全てを解決する 「ゼロ秒思考の仕事術」』から引用させていただきました。

上でタスク管理をすることで仕事が速くなるということは説明しました。ではなぜ速さが大事なのでしょうか?

仕事では、生産性が求められます。生産性とは、決まった時間のなかで出せる成果だと思います。その決まった時間のなかで、生産性を上げるためには速さが重要なのです。どういうことかというと速さをあげることで、会議の時間やメールを書く時間、書類を作る時間などが短くなり、取り組める仕事の数は増えますし、もっと取り組むべき仕事へ当てる時間、チャレンジする回数も増やせるのです。

こうなると、やりたいことに時間をかけられ、成果を出す可能性があがり、生産性もあがる、という好循環になるのです。このように仕事には速さが重要なのです。

タスク管理ツール

最後に、私は使っていませんが、タスク管理ツールをいくつか紹介しておきます。Googleスプレッドシートよりもこちらが便利という方もいらっしゃると思いますので参考にしてみてください。

1.Remember The Milk(リメンバー・ザ・ミルク)

「Remember The Milk」は高機能なToDoアプリで、ワークフローの管理手法「GTD(Getting Things Done)」に適したツールとして注目されています。
「GTD(Getting Things Done:仕事を成し遂げる)」はタスクを効率良く整理し生産性を高めるための手法で、「Remember The Milk」は「GTD」の実現をサポートしてくれます。
サブタスクやリマインダーといった機能は有料版が必要ですが、無料版からスタートできるので試してみてはいかがでしょう。

https://www.rememberthemilk.com/

2.Jooto(ジョートー)

「Jooto」はカード形式で操作するタスク管理ツールで、ドラッグ&ドロップでリストの並び替えやファイルのアップロードができるのが特徴です。
直感的に操作ができるので、タスク管理ツールが初めての方でも使いやすいです。タスク内にチェックリストを作成すると、タスクの完了割合をパーセントで示してくれるので、進捗状態が把握しやすいです。無料のスタートアッププランはプロジェクトボード3個まで、ユーザー3名(ボードごと)まで、容量500MBまで、ファイル添付10MBまでという制限つきで使えます。

https://www.jooto.com/

3.Todoist(トゥードゥーイスト)

「Todoist」はWindows、OS X(Mac)、iOS、Android、Google Chrome、Firefox、Sagariなど、さまざまなプラットフォームで使用できるタスク管理ツールです。Todoistなら、会社、学校、サークル、町内会、PTA、ボランティア団体など、あらゆる組織を15以上のプラットフォームで運営できます。アプリや拡張など、10以上のプラットフォームからタスクを作成・管理できます。UIデザインはシンプルで使いやすく、サブタスクやサブプロジェクトを追加して詳細にタスク管理をすることもできます。

https://ja.todoist.com/

4.ToDous(トゥドゥス)

「ToDous」は2012年度のグッドデザイン賞を受賞したタスク管理ツールで、3ユーザーまで無料(最大データ量50MB)で使えます。
仕事用としてもプライベート用として使用可能で、グループでのタスク管理もできます。
「催促メール」や「ありがとうボタン」など、チームやグループのコミュニケーションを助ける機能があり、プロジェクト管理にも使えます。

http://todous.jp/

 

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